Compte rendu AG du 28 Décembre 2023

Bras, le 29 Décembre 2023

ASL Les Hauts de Floriane

64, Lotissement « Les Hauts de Floriane »

83149 BRAS

à    

L’ensemble des Propriétaires du

Lotissement les Hauts de Floriane

Quartier Beauregard

83149 BRAS

Compte-rendu de l’assemblée générale du 28 Décembre 2023

Présents :11 (Besnard E., Vittoriano E.& Barthelemy N., Agostini M., Barbaroux., Duque F., Berton C., Hierma G., Lesur J-L &C.., Berdu R., Harang E., Boy F.)

Représentés :3 (Louis G., Marmol V., Mateo C.)

Total : 14/20 soit 70% > 50% des membres, il est 18h00 la réunion est validée.

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Points abordés :

• Validation du compte rendu AG du 24 Novembre 2023.
• Validation du nouveau bureau et statuts de l’association.
• Etat des comptes de l’association fin 2023
• Eclairage du lotissement
• Assurance Responsabilité civile
• Présentation de la situation relative à la reprise des voiries, espaces verts et réseaux.
• Appel de fonds
• Questions diverses

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• Validation du compte rendu AG du 24 Novembre 2023.

• Comme aucune remarque n’a été apporté vis-à-vis du compte rendu de la dernière assemblée, ce compte rendu est accepté.

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• Validation du nouveau bureau et statuts de l’association.

• Suivant la demande de modification N° W833008464 adressée à la sous-préfecture de Brignoles, la liste des dirigeants, le changement de statuts et adresses de gestion et siège social ont été acceptées et modifiées.
• A noter, une petite erreur de date sur la signature des nouveaux statuts, 24 juin au lieu du 24 Novembre, mais cela ne pose pas de problème étant donné que le nouveau bureau a été valider par le procès-verbal de notre dernière assemblée du 24 Novembre.

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• Etat des comptes de l’association fin 2023

• • Une dernière facture EDF en date du 11 Novembre d’une valeur égale à 418,82€, nous a été envoyée, si l’on tiens compte des facture d’impression des convocations et de fourniture pour l’ASL ( impression, enveloppes et chemises de classement) d’un total de 34,48€, le déficit de notre caisse se monte à -5868,31€.

• • Afin de réduire nos factures EDF une petite étude a été menée afin de voir les économies potentielles en coupant l’éclairage comme la commune le fait dans le village.

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• • La coupure d’éclairage pourrait être mise en place par une simple horloge dans notre tableau électrique de notre lotissement (cout horloge + protection estimé entre 50,00€ et 100€ si posés par nos soins Mr Boy et Mr LESUR ayant une habilitation électrique) si la pose s’effectue par un électricien cela coutera beaucoup plus cher à l’association.
  • La pose de candélabres solaire couterait beaucoup plus cher sachant le prix d’un seul candélabre se situe entre 400,00€ et 1000,00€. (439,78€ unitaire, 430,98€ si on en commande 6, chez LEDVANCE observé sur leur site internet)
  • A noter que notre coffret électrique n’est fermé à ce jour que par un simple boulon dévissable à la main. Il serait judicieux de le condamné par au moins un cadenas pour éviter les accidents étant donné que les connections sont accessible lorsque le tableau est ouvert.

Votes :

• • Pour la coupure de l’éclairage :
    • Pour : 14
    • Contre : 0

• • Pour une coupure de 22h à 6h
    • Pour : 14
    • Contre : 0

• • Pour l’intégration de l’horloge dans le tableau électrique par l’association
    • Pour : 14
    • Contre : 0

• • Pour la mise en place d’un cadenas sur l’armoire du tableau électrique par l’association
    • Pour : 14
    • Contre : 0

• • Actions :
    • Commander une horloge et un cadenas (Mr Boy)
    • Pose de l’horloge dans le coffret électrique (Mr BOY, Mr LESUR)
    • Prévenir l’ensemble des copropriétaires lors de la mise en place du système ( Mr LESUR)

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• Assurance Responsabilité civile
  • Seule l’assurance Abeille nous a répondu à ce jour malgré nos demandes de devis réalisées fin Novembre début décembre.
  • Rappel en ce qui concerne les parties communes :

• Lotissement 18126m²
• Transformateur EDF 25m²
• Partie commune voirie 1588m²
• Espaces verts et communs 1997m²
  • A noter les assurances doivent également intégrer la responsabilité civile pour le président de l’association.

Statut des dossiers :

• • Abeille devis à 403€ avec mensualités de 33,58€
  • Matmut (précédente assurance pour l’ASL) n’a pas retrouvé notre dossier, demande de s’adresser à Paris
  • AXA aucune réponse pour le moment.
  • BNP où nous avons notre compte en banque attend le retour de la Cardiff

• • Nous attendons donc plus de devis pour pouvoir statué sur le sujet.

• • Actions :
    • Relancer les assurance (Mr Boy, Mr LESUR)

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• Présentation de la situation relative à la reprise des voiries, espaces verts et réseaux.

• • Plusieurs solutions ont été investiguées par le notaire Maître GALIANA
    • Informations sur le lotisseur
      • La SAF de Bras a été liquidée de manière conventionnelle (décision d’un commun accord entre associés)
      • L’un des deux associés est décédé depuis.
    • De ce fait, la demande de transfert effectuée par notaire n’est pas possible juridiquement.
    • La jurisprudence donnant un jugement de transfert automatique ne peut pas fonctionner tant qu’un des associés reste vivant.
    • La procédure de transfert d’office n’est pas applicable car les voies de circulation ne sont pas publiques.

• • Le notaire a réussi à contacter Mme SIMON notre lotisseur qui était persuadées que les voies avaient été cédées. Il lui a fait un point par écrit avec les justificatifs le tout ayant été envoyé à son adresse postale (mail du 18/12/2023 12h08).
    • Les frais notariés pour les actes de transfert se monteraient à 500,00€ (2x250,00€ transfert vers l’association et transfert vers la mairie) .
    • Resterait à prendre en compte :
      • Le cout de procédures diverses qui pourraient apparaitre pour le montage du dossier le cas échéant (exemple recherche d’actes existants, …)
      • Voir si Mme SIMON prendrait en charge les couts du transfert vers le lotissement ou non.

• • Si la solution de contact avec Mme SIMON échoue, la solution restante serait de faire réaliser une procédure par un juge mandataire ad’hoc pour faire signer l’acte de transfert à l’association.
    • Pour cela il faudra contacter un avocat pour pouvoir engager la démarche avec des couts supplémentaires qui lui seront associé. Il est bien évident que nous contacterons plusieurs avocats pour obtenir des devis.

Votes :

• • Pour engager une procédure avec un avocat si les discussions avec notre lotisseur n’aboutissent pas :
    • Pour : 14
    • Contre : 0

• • Actions :
    • Relancer Maître GALIANA début Janvier (Mr BOY, Mr LESUR).

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• Appel de fonds

• • Comme prévu lors de notre dernière assemblée générale du 24 Novembre dernier, nous resterons sur un appel de fond de 300,00€ par propriétaire en attendant d’y voir plus clair dans notre situation avec la reprise par la commune.
  • En évaluant les possibilités de paiement modulable nous avons fait un appel au vote concernant la solution de paiement par trimestre 4x75,00€ dont le résultat est :
    • Pour : 14
    • Contre : 0
  • Il est bien compris que cela ne doit pas empêcher la négociation avec le bureau d’un échelonnement des cotisations en cas de besoins pour les propriétaires exprimant quelques difficultés de paiements.
  • Concernant Mr DUQUE étant donné qu’il a payé les factures EDF depuis 2019, il est bien entendu que Mr DUQUE sera dispensé de cotisation. Elle sera néanmoins déduite de la dette que nous avons envers lui.

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• Questions diverses

• • Remboursements à Mr DUQUE
    • Nous prendrons bien évidement en compte la présence des propriétaires année par année pour les calculs des remboursements de chacun.
      • Exemple un propriétaire arrivé en 2021 ne payera pas les cotisations nécessaires au remboursement des factures EDF de 2019 a2021. Il ne sera concerné qu’a partir des factures de 2022.
      • Chaque propriétaire devra dans les semaines qui viennent nous confirmer leur date d’acquisition de leur maison.
    • Comme nous espérons aboutir à un transfert vers la mairie rapidement, nous attendrons un éclaircissement de la situation avec les frais engagés en 2024 ainsi que l’état des cotisations reçues à cette date pour pouvoir engager le processus de remboursement.

• • Le site web est fonctionnel :

https://asl-les-hauts-de-floriane.e-monsite.com/

• • • Il contient divers éléments entre autres :
      • Les comptes-rendus d’assemblées générales
      • L’état des comptes
      • Un peu d’historique
      • Le règlement du lotissement
      • Les statuts
      • Un agenda
      • Un formulaire de prise de contact…
    • Mais il contient aussi des pubs car il est gratuit !!! nous ne voyons pas l’intérêt aujourd’hui de payer une mensualité pour les éviter. Surtout que le site serait amené à disparaitre avec l’association après la reprise des voiries par la commune.
    • Et parce que nous comptons le garder gratuit, pour éviter les frais, sa contenance restera en dessous de 25Mo, avec 10 catégories max.. Et donc les documents et images à partager resterons limités en nombre et en taille.
    • N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques

• • Plan cadastral du lotissement.
    • Si le plan cadastral est représenté dans le site web de l’association, il reste néanmoins une question concernant la petite voie piétonnière à coté du numéro 10 qui mène au cimetière afin de savoir si celui-ci appartient ou non à notre lotissement.

• • • Actions :
      • Faire une demande si cela ne semble pas évident sur le site du cadastre ou dans les plans originaux fournis par le lotisseur (Mr LESUR)

• • La communication entre les membres de l’association, avec le bureau.
    • L’adresse email de l’association créée à ce jour par Mr LESUR est:  asl.leshautsdefloriane@gmail.com
    • A ce jour 15 propriétaires ont communiquer leur adresse mail à l’association.
    • Afin d’éviter des frais de communication papier pour l’association, l’ensemble des convocations, et communications se feront principalement par email avec accuser de réception à renvoyer en retour par email.
    • Le bureau de l’association essayera dans les jours qui viennent d’avoir les adresses email manquantes.

Prochaine assemblée générale : prévue fin janvier début février suivant avancement des dossiers en cours.

Points qui seront abordés en priorité :

• • Suivi du dossier de rétrocession (notaire, mairie).
  • Analyse des devis assurance responsabilité civile.
  • Mise en place de l’horloge pour l’extinction de l’éclairage.
  • Paiement des cotisations.

Fait à Bras le 29 Décembre 2023

Signature du Président                                              Signature du Vice-Président

Mr Lesur                                                                    Mr Duque

Signature du Trésorier                                                           Signature de la Secrétaire

Mr Boy                                                                                   Mme Lesur