Compte rendu AG du 24 Novembre 2023

Compte-rendu de l’assemblée générale du 24 Novembre 2023

Présents :12 (Besnard E., Agostini M., Almeras C., Duque F., Louis G., Marmol V., Hierma G., Lesur J-L., Berdu R., Harang E., Boy F., Kingsada V.)

Représentés :5 (Voition V., Vittoriano E., Berton C., Martinet B., Mateo C.)

Total : 17/20 soit 85% > 50% des membres, il est 18h10 la réunion est validée.

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Points abordés :

• Présentation de la situation relative à la reprise par la mairie de Bras.
• Modification des statuts et du règlement intérieur de l’association.
• Etat des comptes de l’association fin 2023
• Election d’un nouveau bureau
• Appel de fond
• Questions diverses

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• Présentation de la situation relative à la reprise par la mairie de Bras.

• • • Le transfert de propriété sur le premier propriétaire n’ayant pas été effectué par notre Lotisseur « SAF de Bras », nous n’avons pas d’acte notarié comme quoi les voiries et espaces verts appartiennent au lotissement.
    • Notre Lotisseur étant aujourd’hui en liquidation judiciaire, il ne nous est plus possible d’effectuer ce transfert.
    • La gestion du transfert de ces voiries avec la mairie avait été initié par notre syndic de l’époque (2014- agence Saint-Louis à Brignoles), dont le contrat a été résilié suite à la réponse positive de la Mairie de Bras.
    • Un dossier est en cours chez notre notaire, Maître Galiana de Barjols, qui pour le moment étudie une solution potentielle suite à la mise en liquidation judiciaire de la SAF de Bras, mais nous n’en savons pas plus pour le moment.
    • Suivant la demande de Maître Galiana nous avons récupérer le dossier avec nos documents d’identités en attendant ses nouvelles directives.
    • N’ayant pas de réponse de sa part depuis plusieurs rappels téléphoniques, nous essayerons de le recontacter rapidement, et essayer d’obtenir un rendez-vous pour en savoir plus sur la mise en place de cette solution.
    • Il est également à noter que les frais de rétrocession seront à la charge de notre association. Ceci ayant été spécifié par la mairie lors de leur dernière communication sur le sujet lors du courrier du 28 Février 2014. (Frais estimés entre 3000 et 6000€).
    • D’autre part, après quelques recherches sur internet, il semblerait que la situation ne soit pas complétement bloquée. Le cas de voiries devenues sans propriétaire suite à une liquidation de lotisseur n’est pas unique. Le transfert de terrain devenu sans propriétaire pouvant se faire légalement directement à la mairie dans certains cas.
    • Autre point important, suite à la création de communautés des communes, il serait bon de vérifier que le transfert des réseaux notamment de l’eau soit encore géré par la mairie afin de finaliser la rétrocession rapidement sans attendre l’administratif que cela pourrait engendrer en plus.
    • Nous ne manquerons pas de faire un nouveau point très rapidement sur l’ensemble du sujet.

• • • Actions :
      • Contacter le notaire au sujet du transfert (Mr DUQUE, Mr LESUR)
      • Contacter la mairie au sujet de la rétrocession des réseaux eaux (Mr DUQUE)
      • Contacter l’agence Saint-Louis pour savoir s’il existe une trace de transmission de dossier de rétrocession vers l’association. (Mr DUQUE, Mr LESUR)

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• Modification des statuts et du règlement intérieur de l’association.

• • • De par les statuts actuels de l’association, où sont décrit les noms des responsables (président, vice-président, trésorier et secrétaire), suite au départ du lotissement de certains de ses membres, nous devons reconstituer un nouveau bureau afin d’obtenir un pouvoir de représentation auprès du notaire dans nos transactions.
    • Pour ce faire 2 nouveaux documents seront à remplir dès la constitution de ce nouveau bureau afin de pouvoir les communiquer auprès de la préfecture de Toulon. (Cerfa N°13971*03 Déclaration de la liste des personnes chargées de l’administration d’une association et Cerfa N°13972*03 Modification d’une association, titre, objet, adresse de gestion…)

• • • Actions :
      • Compléter et transmettre les documents Cerfa à la préfecture (Mr LESUR)

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• Etat des comptes de l’association fin 2023

• • • L’état des comptes de l’association n’est pas satisfaisant. N’ayant pas eu de réunion, ni de cotisation depuis 2018, nous sommes dans le rouge depuis près de 5 années.

• • • L’ensemble des charges EDF ont été néanmoins payées par Mr DUQUE. Ce qui nous a permis de bénéficier de l’éclairage dans notre lotissement

• • • Cette somme cumulée au cours des dernières années de -5430,01€ ne tient pas compte de la dernière facture EDF qui devrait arriver très prochainement.

• • • Bien que la mairie nous ait spécifié la reprise des voiries et les réseaux (Eau, EDF) lors de sa réponse à notre demande le 28 Février 2014., elle ne semble pas prête à en payer les factures tant que la rétrocession n’aura pas eu lieu.
    • Afin de ne pas impacter les nouveaux propriétaires sur le déficit de l’association, une étude sera réalisée afin de voir comment réduire ce dernier suivant la présence des membre année par année.
    • Plusieurs solutions de réduction de la consommation pourraient être étudier comme la réduction du temps d’allumage, passage à l’éclairage LED. Cette dernière semble toutes-fois assez onéreuse vu le prix des candélabres LED et vu aussi le temps que nous aurions encore à gérer cet éclairage.
    • Depuis 2018, nous sommes sans assurance responsabilité civile alors que cela est obligatoire. Nous allons faire effectuer quelques devis auprès de cabinets d’assurance pour remédier à cette situation afin d’éviter tout risques en cas d’accident dans notre lotissement où notre responsabilité pourrait être engagée. (estimation 500,00€)

• • • Actions :
      • Préparer une éventuelle possibilité de réduction des factures pour le futur en réduisant la période d’éclairage la nuit à soumettre au vote à la prochaine assemblée générale (Mr DUQUE).
      • Réalisation de plusieurs devis concernant l’assurance responsabilité civile à soumettre également au vote à la prochaine assemblée générale (Mr BOY)

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• Election d’un nouveau bureau

• • • Avant de passer au vote il a été demandé si des personnes préféreraient de passer au vote secret et comme personne ne s’est prononcé sur ce souhait, le vote a eu lieu à mains levées.

• • • Election du nouveau Président :
      • Candidats : Mr LESUR, Mr DUQUE
        • Mr LESUR – 15 voix
        • Mr DUQUE – 2 voix

Mr LESUR est élu nouveau Président de l’association.

• • • Election du nouveau Vice-Président :
      • Candidats : Mr VITTORIANO, Mr DUQUE
        • Mr VITTORIANO – 2 voix
        • Mr DUQUE – 15 voix

Mr DUQUE est élu nouveau Vice-Président de l’association.

• • • Election du nouveau Trésorier :
      • Candidats : Mr BOY
        • Mr Boy – 17 voix

Mr Boy est élu nouveau Trésorier de l’association.

• • • Election du nouveau Secrétaire :
      • Candidats : Mme LESUR
        • Mme LESUR – 17 voix

Mme LESUR est élue nouvelle Secrétaire de l’association

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• Appel de fond

• • • Compte tenu des différents éléments estimés à ce jour
      • Facture EDF 2023 devrait dépasser les 2000,00€
      • Frais notariés concernant la rétrocession à la mairie >3000,00€
      • Assurance responsabilité civile 500,00€
    • Il est décidé d’approvisionner la somme de 6000,00 soit 300,00€ par propriétaire.
    • Cette somme sera ré-évaluée au besoin suivant les investigations rapides auprès du notaire, de l’EDF ainsi que de l’assurance qui seront présenter lors de la prochaine réunion.
    • Les modalités de paiement restent également à définir.
    • Un reçu sera bien entendu délivré par le trésorier lors de chaque paiement.

• • • Actions :
      • Définir les modalités de paiement des cotisations (Mr BOY, Mr LESUR, Mr DUQUE).

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• Questions diverses

• • • Courrier aux membres
      • Les convocations aux assemblées générales continueront d’être distribuées avec une feuille d’émargement afin d’éviter les frais de recommandé accusé réception.

• • • • Obtention d’une adresse mail pour l’association afin de pouvoir échanger

Adresse créée ce jour par Mr LESUR :  asl.leshautsdefloriane@gmail.com

• • • • Création d’un site web afin de partager les documents importants :
        • Pour le moment les documents seront partagés à la demande sur la messagerie de l’association
        • L’étude d’un site web sera étudiée en fonction de la rapidité de la réalisation de la rétrocession à la commune.

• • • • Possibilité d’obtenir les statuts de l’association.
        • Sur demande par la messagerie.

• • • • Possibilité d’obtenir les copies de factures EDF et autres.
        • Également sur demande par la messagerie. (Il faudra néanmoins nous laisser le temps de numériser les documents qui n’ont pas encore été réalisés à ce jour.

• • • • Pouvoir de représentation des membres du bureau devant le notaire.
        • Il manque encore 9 retours de documents au bureau qui, petit rappel, ne pourra pas vous représenter si nous n’avons pas 100% de ces derniers. Merci d’avance pour votre effort.

Prochaine assemblée générale : prévue avant la fin de l’année afin de faire avancer au plus vite le dossier.

Points qui seront abordés en priorité :

• • • Suivi du dossier de rétrocession (notaire, mairie).
    • Analyse des devis assurance responsabilité civile.
    • Possibilité de réduction facture EDF.
    • Paiement des cotisations.